Politique de protection des données personnelles de l’application Fleet Manager

Mise à jour le : février 2024

La présente Politique décrit les mesures mises en œuvre par la société Axxès, SAS (société par actions simplifiée) enregistrée au R.C.S. de Lyon sous le numéro 482 930 385 et dont le siège social est situé 15 rue des Cuirassiers, 69003 Lyon (France), (ci-après « Nous ») qui agit en tant que Responsable de Traitement, pour assurer la protection des données personnelles et la gestion des cookies dans le cadre de l’utilisation de l’application Fleet Manager (ci-après « Application »), et des fonctionnalités qu’elle propose (ci-après « le Service »).

I. Politique de protection des données personnelles

1. Champs d’application et définitions

Cette Politique s’applique aux traitements de données personnelles effectués dans le cadre de votre utilisation de l’Application.

Les termes débutant par une majuscule au sein de la présente Politique, qu’ils soient utilisés indifféremment au singulier ou au pluriel, auront, la signification qui leur est donnée ci-après :

« Donnée » :

• Données de l’Utilisateur : désignent toutes les Données Personnelles de l’Utilisateur, ainsi que toutes données sur lesquelles il détient un droit de propriété intellectuelle, renseignées par ce dernier dans le cadre de l’utilisation de l’Application ;
• Données personnelle » (ou Donnée à caractère personnelle) : se définie par toute désignent tous types d’information, de donnée et de contenu, collectés et traités dans le cadre de l’utilisation de l’Application et qui, au sens de la loi Informatique et Liberté du 6 janvier 1978 (modifiée par le décret du 4 novembre 1991 et par la loi du 6 août 2004 transposant la directive 95/46/CE) et du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, permettent de désigner ou d'identifier, directement ou indirectement, une personne physique

« Terminal » désigne tous les appareils sur lesquels l’Application peut être utilisée par l’Utilisateur.

« Utilisateur » : désigne une personne physique utilisant l’Application pour ses besoins propres professionnels, dans le cadre d’un usage strictement professionnel mais non commercial, sans but lucratif direct ou indirect.

« Application » : désigne l’application Fleet Manager proposée par Axxès dans le cadre de ses offres de services et permettant la gestion de flotte et la géolocalisation en temps réel du parc de véhicules proposée aux Utilisateurs de l’Application. Parmi les Services de l’Application, on retrouve notamment :

• Géolocalisation en temps réel du parc de véhicules des Utilisateurs
• Notifications sur l’Application en fonction de différents types d’évènements
• Historique des trajets et positions sur deux (2) mois glissants, avec horodatage
• Général de rapports sur deux (2) mois glissants

Le contenu de cette Politique fait partie intégrante des Conditions Générales d’Utilisation (« CGU ») applicables aux Services proposées par l’Application.

2. Données à caractères personnelles traitées

Nous veillons à collecter et traiter des données à caractère personnel strictement nécessaires à l’atteinte des finalités décrites ci-dessous (article 3). Nous sommes amenés à traiter des données à caractères personnel vous concernant lorsque :

• Vous souscrivez aux Services de l’Application
• Vous utilisez les Services de l’Application
• Vous vous connectez à l’Application
• Vous contactez notre service clients pour poser des questions, exercer vos droits ou formuler des réclamations

Dans ce cas, nous sommes amenés à collecter et traiter tout ou partie des données personnelles suivantes vous concernant :

• Données d’identification
• Données de géolocalisation
• Données relatives aux détails et historiques des trajets de l’Utilisateur
• Données de facturation
• Données comportementales

3. Finalités des traitements

Les traitements que nous mettons en œuvre répondent à des finalités explicites, légitimes, et déterminées. D’une manière générale, les données à caractère personnel dans le cadre de l’utilisation de l’Application et de ses Services sont collectées et traités pour l’exécution du contrat conclu entre Axxès et les Utilisateurs.

Vos données personnelles sont ainsi traitées pour les finalités et bases juridiques suivantes :

4. Destinataires des données

Les destinataires de vos données personnelles sont les personnes suivantes, en fonction des traitements réalisés :

• Les services internes d’Axxès ;
• Les prestataires intervenant pour le compte d’Axxès dans le cadre des finalités mentionnées ci-dessus ;
• Les partenaires commerciaux d’Axxès dans le cadre des finalités mentionnées ci-dessus.

5. Conservation des données

Nous conservons vos données personnelles pendant une durée n’excédant pas la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont traitées, telles que décrites ci-dessus.

Par défaut :

• Les données d'identification sont conservées le temps de l’exécution du contrat
• Les données du véhicule sont conservées le temps de l’exécution du contrat
• Les données de géolocalisation et l’historique des trajets sont conservés trois (3) ans à compter de leur collecte
• Les rapports, historique des connexions à l’Application, itinéraires prévisionnels, et informations liées sont conservées deux (2) ans à compter de leur collecte
• Les alertes générées sont conservées deux (2) mois à compter de leur émission
• Les données de facturation sont conservées pendant dix (10) ans à compter de leur émission
• Les données de connexion, et de navigation ne sont pas conservées au-delà d’un (1) an à compter de la dernière connexion
• Données comportementales sont conservées pendant treize (13) mois

Une fois que vos Données Personnelles ne sont plus nécessaires au titre des finalités ou à des fins d’archivage pour satisfaire nos obligations légales ou pour les besoins de la prescription applicable, nous veillerons à ce qu’elles soient soit complètement détruites ou anonymisées.

Néanmoins, les données personnelles sont conservées pour une durée plus importante sous forme d’archivage lorsque les obligations légales et réglementaires nous l’imposent ou si cela est nécessaire compte tenu de la prescription applicable, pour faire valoir nos droits, lorsqu’il n’est pas possible de rapporter cette preuve par un autre moyen.

6. Transferts de données hors UE

Lesdites données ne font pas l’objet d’un transfert dans un pays situé hors de l’Union européenne. Si toutefois ce devait être le cas, nous nous engageons à ce que ces transferts soient réalisés dans le respect de la réglementation applicable ou à une réglementation présentant un niveau de protection adéquate et équivalent.

7. Vos droits

Conformément à la législation applicable, vous disposez d’un certain nombre de droits concernant la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel, à savoir :

• Droit d’accès direct ; vous avez le droit d’être informé de manière concise, transparente, intelligible et facilement accessible sur la manière dont vos Données Personnelles sont traitées.
• Droit d’interrogation ; vous avez également le droit d’obtenir la confirmation que des Données Personnelles vous concernant sont traitées et, le cas échéant d’accéder à ces Données Personnelles.
• Droit de rectification ; vous avez le droit d’obtenir la rectification des Données Personnelles inexactes vous concernant. Vous avez également le droit de compléter les Données Personnelles incomplètes vous concernant, en fournissant une déclaration complémentaire.
• Droit à l’effacement – ce droit peut s’exercer dans la mesure où il ne nuit pas à l’exécution du contrat ou au respect de nos obligations légales et réglementaires ;
• Droit à la limitation d’un ou plusieurs traitements de vos données personnelles ;
• Droits de modification et/ou de retrait, à tout moment, des consentements concernant le traitement de vos données personnelles reposant uniquement sur votre consentement ;
• Droit d’opposition à un traitement de vos données personnelles ;
• Droit à la portabilité de vos données personnelles.

Vous disposez également du droit de définir des directives générales et/ou particulières relatives au sort de vos données personnelles et à la manière dont vous souhaitez que vos droits soient exercés après votre décès.

Afin que les informations dont nous disposons vous concernant soit toujours exactes, nous vous recommandons d’actualiser régulièrement vos données personnelles.

Vous pouvez formuler toute demande d’exercice de vos droits relatifs à vos données personnelles en nous contactant :

• Par email à data-privacy@axxes.fr ; ou
• Par courrier en écrivant à Axxès SAS, à l’attention du DPO, 15 rue des Cuirassiers, 69487 Lyon Cedex 03.

Vous avez également le choix de vous inscrire gratuitement sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique dénommée Bloctel et gérée par la société Opposetel en vertu d’une délégation de service public.

En cas d’insatisfaction, vous disposez du droit d’adresser une réclamation auprès de l’autorité compétente en la matière :

Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)
3 Place de Fontenoy
TSA 80715
75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22

8. Liens vers des sites tiers

Pendant la navigation sur l’Application, vous êtes susceptible de voir des contenus qui comportent des liens vers des applications et sites web de tiers. Axxès ne peut pas contrôler les cookies ou les autres fonctions utilisées par les applications et sites web tiers, et les traitements de données personnelles qu’ils mettent en place ne sont pas régis par la présente Politique. Par conséquent, il vous appartient de contacter et/ou de consulter directement les applications et sites web de ces tiers pour obtenir des informations supplémentaires concernant leurs procédures de protection des données à caractère personnel.

II. Politique cookies

La présente Politique cookies a pour objet de vous informer sur la manière dont nous gérons les cookies et autres traçeurs lorsque vous utilisez l’Application, et sur la manière dont vous pouvez gérer vos choix concernant ces cookies.

Un « cookie » est un petit fichier d’information identifié par un nom qui peut être installé et/ou lus dans votre Terminal lors de votre visite sur l’Application.

Les cookies déposés par Axxès permettent de personnaliser le contenu de l’Application, d’analyser le trafic de l’Application, d’effectuer des statistiques d’utilisation, et d’améliorer votre expérience sur l’Application. Axxès utilise le cookie Google Analytics G4, qui permet de mieux comprendre le comportement des utilisateurs à des fins d’analyses, d’amélioration et d’optimisation de la performance de l’Application.

Vous avez la possibilité d’accepter ou de refuser le cookie Google Analytics G4 mis en place par Axxès sur le disque dur de votre Terminal, en modifiant cet accès dans les paramètres. Toute désactivation entraine votre refus du dépôt du cookie en question.

Conformément aux recommandations de la CNIL, la durée maximale de conservation des cookies est de treize (13) mois au maximum après leur premier dépôt dans le Terminal de l'Utilisateur, tout comme la durée de la validité du consentement de l’Utilisateur à l’utilisation de ces cookies. La durée de vie des cookies n’est pas prolongée à chaque visite. Le consentement de l’Utilisateur devra donc être renouvelé à l'issue de ce délai.

1. Quels sont les types de cookies sur l’application Fleet Manager ?

Axxès utilise le cookie Google Analytics G4, qui permet de mieux comprendre le comportement des utilisateurs à des fins d’analyses, d’amélioration et d’optimisation de la performance de l’Application.

III. Les mesures misent en œuvre

En tant que responsable de traitement, nous prenons toutes les mesures utiles pour préserver la sécurité et la confidentialité des données et notamment, empêcher qu’elles soient endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès. A cette fin, nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles pour garantir un niveau de sécurité adéquat et adapté aux risques. Par ailleurs, nous nous assurons du respect par nos sous-traitants des règles en matière de protection des données personnelles.

IV. Qu’en est-il des modifications de la présente politique ?

La présente politique a vocation à évoluer et est donc susceptible d’être modifiée. En cas de modifications mineures, la nouvelle politique sera mise en ligne sur le site à la rubrique dédiée. En cas de modifications substantielles portant par exemple sur les finalités, l’exercice de vos droits, vous en serez tenu informé.